Sobre Esta Información

Si usted es dueño u operador de una finca, hacienda, huerto u otra empresa agrícola, o si es un cultivador, contratista de trabajadores agrícolas o capataz, esta información le concierne y es importante para usted. La información está dividida en tres partes. La Parte 1 explica lo que está pagando con sus impuestos de Seguro Social y Medicare. La Parte 2 explica cómo reportar los ingresos de sus empleados al Seguro Social y explica por qué es importante hacerlo. La Parte 3 explica cómo reportar sus propios ingresos al Seguro Social--bien sea usted dueño/operador, socio, arrendatorio, aparcero, contratista o capataz.

Parte 1: Conjunto de Beneficios de Seguro Social

Se ha dicho que unas de las desventajas de tener un negocio por cuenta propia, es no poder tener el conjunto de beneficios disponible para muchos empleados, especialmente los que trabajan en organizaciones grandes. La privación de esos beneficios se considera como cosa natural para la mayoría de los trabajadores agrícolas. Pero tales ideas dejan de tomar en cuenta el valor de los beneficios disponibles para usted y sus empleados debido a que usted paga impuestos de Seguro Social y Medicare.

Cada vez que usted haga una declaración de impuestos y pague impuestos de Seguro Social y Medicare para usted mismo, o cada vez que reporte los salarios para un empleado enviando el formulario W-2 a Seguro Social y entregando una copia a su empleado, usted está contribuyendo a ese conjunto de beneficios. Generalmente, mientras más ingresos hay en el registro de una persona, más altos son sus beneficios de Seguro Social. Pues, reportando los ingresos y salarios correctos hoy día, significa beneficios más altos en el futuro para usted y su familia, y para sus empleados y sus familias.

¿Cuáles son los beneficios que usted está pagando con sus impuestos de Seguro Social y Medicare? Es mucho más que los beneficios de retiro que la mayoría de las personas asocian con el Seguro Social.
Sus impuestos pagan por lo siguiente:
--Seguro de Retiro--Beneficios pagados mensualmente a trabajadores retiradostan temprano como a los 62.
--Seguro de Familia--Beneficios pagados mensualmente al cónyuge y a los hijos del trabajador retirado o incapacitado.
--Seguro de Sobreviviente--Beneficios pagados mensualmente al cónyuge viudo, y a los hijos de un trabajador fallecido. En algunos casos, la familia de un trabajador joven que muere puede recibir beneficios aunque el trabajador solamente haya trabajo por un año y medio.
--Seguro Médico--Ayuda con las cuentas del hospital, así como protección limitada de estancia en institución de enfermería especializada, cuidado de hospicio, y otros servicios médicos.

Usted puede ver que reportar correctamente significa mucho más que un asunto de impuesto porque está relacionado directamente con la elegibilidad, y la cantidad, de cualquier beneficio de Seguro Social pagadero a usted, y a sus empleados y sus familias. Por eso nosotros siempre ponemos énfasis en la importancia de reportar el nombre, número de Seguro Social y salarios correctos, para usted y sus empleados. Esté seguro de usar el nombre y número de Seguro Social exactamente como aparecen en la tarjeta de Seguro Social.

Parte 2: Reportando Ingresos de Trabajadores Agrícolas

La mayoría de trabajadores agrícolas están cubiertos por Seguro Social. Si usted emplea esta clase de trabajadores, debe mantener un registro de los salarios pagados y hacer las deducciones de sueldos requeridas. Debe reportar esos salarios y pagar impuestos de Seguro Social y Medicare. Si no reporta los salarios ni paga los impuestos debidos, puede estar sujeto a una multa. Si un trabajador agrícola se queja al Seguro Social de que los salarios no han sido informados, y tiene pruebas de esos salarios, la violación será informada al Servicio de Rentas Internas (IRS).

Trabajadores agrícolas bajo su dirección y control no pueden ser considerados contratistas independientes. Ellos son empleados y sus salarios deben ser reportados al Seguro Social.

¿Cuándo Están Cubiertos Los Trabajadores Agrícolas?

Un trabajador agrícola está cubierto por Seguro Social si:

--Usted le paga al trabajador $150 o más en salarios en efectivo durante el año calendario por trabajo de agricultura; o
--Usted le paga al trabajador menos de $150 en salarios efectivos, pero sus gastos totales por trabajos agrícolas son $2,500 o más en un año.

Sin embargo,si usted emplea braceros que viajan diariamente de sus casas al trabajo para recoger la cosecha de estación y les paga a base de tarea, y esos braceros trabajaron en trabajos agrícolas durante menos de 13 semanas en el año anterior, este trabajo está cubierto por Seguro Social solamente si le paga al empleado por lo menos $150 en efectivo por el trabajo.

¿Quién Es El Empleador De Los Trabajadores Agrícolas?

Muchos agricultores emplean o contratan un contratista/capataz para manejar sus trabajadores agrícolas. Dependiendo de las circunstancias, puede ser el agricultor o el contratista/capataz el empleador, con la responsabilidad de someter los informes de salarios.

Algunos agricultores contratan contratistas/capataces que son contratistas independientes para manejar todas las responsabilidades de reportar los salarios. Sin embargo, si un acuerdo escritodeclara que el contratista/capataz es el empleado del agricultor, el agricultor será responsable de todos los informes de salarios y de mantener los registros. Si no existe un acuerdo por escrito y:

--El contratista/capataz paga a los trabajadores (aunque sea en representatción del agricultor) entonces el contratista/capataz es el empleador; o

--El agricultor o el agente del agricultor paga a los trabajadores, entonces quienquiera que tenga el derecho final de controlar a los trabajadores en el trabajo será el empleador.

NOTA:Si usted es un empleador de trabajadores agrícolas, puede ser que deba registrarse con el Departamento de Trabajo de los EE.UU (en inglés: U.S. Department of Labor) como un contratista de trabajo agrícola. Para más información comuníquese con el Departamento de Trabajo, División de Salarios y Horarios (en inglés: Department of Labor's Wage and Hour Division) que se encuentra en la guía telefónica bajo U.S. Government, Department of Labor, Employment Standards Administration.

Cómo Preparar Un Acuerdo Escrito

Si el agricultor y contratista/capataz están de acuerdo en que el agricultor manejará los asuntos de Seguro Social y el contratista/capataz es empleado del agricultor, deben preparar un acuerdo escrito. No se requiere un modelo especial, pero el acuerdo debe estar firmado por ambas partes e incluir lo siguiente:
--Nombre y dirección del agricultor y del contratista/capataz;
--Ubicación de la finca, clase de cosecha y operación, y fechas aproximadas de los trabajos;
--Declaración de que el contratista/capataz facilitará una cuadrilla para que haga el trabajo;
--Declaración de que el contratista/capataz y los trabajadores de la cuadrilla son empleados del agricultor quien reportará sus salarios y pagará los impuestos de Seguro Social y Medicare correspondientes; y
--Declaración sobre la cantidad cobrado por el contratista/capataz por servicios, salarios que han de pagarse a los trabajadores y transportación, vivienda y seguro que serán suministrados.

Responsabilidad Del Empleador

Como empleador de trabajadores agrícolas, usted debe:
Mantener un registro para cada trabajadorIndique el nombre del trabajador, número de Seguro Social (cópielo solamente de la tarjeta de Seguro Social), salarios pagados en efectivo, e impuestos que usted retiene.

Si el trabajador agrícola está sujeto a la Ley de Protección de Trabajadores Migratorios y Estacionales, el registro también debe indicar: a) la tasa de pago; b) horas totales de trabajo cada día y semana; c) la fecha en que los salarios fueron pagados; d) el período cubierto bajo el pago.

Descontar y pagar impuestos de Seguro Social--Generalmente, los impuestos se deben pagar periódicamente durante el año, usando cupones de depósito del talonario 8109, Libro de Cupones de Depósito de Impuesto Federal (en inglés: Federal Tax Deposit Coupon Book), disponible en una oficina del Servicio de Rentas Internas.

Preparar Formulario 943--Una vez al año usted debe completar el formulario 943 de IRS (Declaración Anual del Empleador sobre el Impuesto Anual de Empleados Agrícolas). Los residentes de Puerto Rico deben usar la Formulario 943PR. Normalmente se debe mandar este formulario antes de enero 31 para salarios pagados en el año anterior. Usted tiene hasta febrero 10 si depositó todos los impuestos con sus cupones del año anterior.

Proveer una declaración de pago y preparar Formulario W-2--La Ley de Protección a Trabajadores Migratorios y Estacionales requiere que usted le dé a sus empleados una declaración de pago. Después que el año termine, prepare el Modelo W-2 (Comprobante de Retención) para cada empleado a quien le ha pagado cualquier cantidad de salarios. (Los residentes de Puerto Rico deben preparar el modelo W-2PR.) Incluya el valor en efectivo de cualquier pago que no fue en efectivo en el cuadrito Sueldos, propinas, otra compensación del W-2 (sueldos en la W-2PR), pero muestre sólo los salarios en efectivo en el cuadrito que dice Sueldos de Seguro Social y en el cuadrito que dice Sueldos y propinas Medicare. Envíe la Copia A del W-2, junto con el W-3 (Transmisión de Declaraciones de Ingresos e Impuestos; en Puerto Rico, W-3PR), a la Administración de Seguro Social antes del último día del mes de febreroque sigue al año en que los salarios fueron pagados. La dirección para su área está en las instrucciones para el formulario W-3. Dé copias del W-2 a los empleados antes de enero 31 después que el año termina.

Si el trabajador agrícola se muda frecuentemente, y tiene problemas para recibir la correspondencia, usted puede entregarle el W-2 cuando termine el trabajo.

Para más información, obtenga la Publicación 51 de IRS, Circular A (Agricultural Employer's Tax Guide; esta publicación no está disponible en español). Usted puede llamar para ordenar los formularios y publicaciones de IRS al número gratis 1-800-Tax-Forms (1-800-829-3676).

Parte 3: Reportando Sus Propios Ingresos al Seguro Social

Tan importante como reportar los sueldos de sus empleados al Seguro Social es asegurar que usted reciba crédito apropriado por sus propias ganancias. La manera de hacer esto depende de sus circunstancias, como es explicado en las siguientes secciones.

Los agricultores están cubiertos por el Seguro Social igual que otras personas que trabajan por cuenta propia. A propósito de Seguro Social, usted es un agricultor si cultiva por ganancias. Usted puede ser dueño, operador, socio, arrendatario o aparcero. Si usted es un contratista/capataz, vea más adelante.

Acuerdo Familiar

Usualmente en una finca operada por la familia, usted, como cabeza de familia, es considerado como trabajador por cuenta propia, y los ingresos de la finca son acreditados a usted. Esto es cierto aunque los otros miembros de la familia le ayuden en la finca.

En algunos casos, usted y otros miembros de la familia tienen una sociedad y todos ganan crédito de Seguro Social basado en los ingresos de la finca. Nosotros revi-samos todos los hechos en tales casos para decidir exactamente la clase de acuerdo que hay.
Si usted y su cónyuge manejan la finca como una sociedad, ambos informarán la parte que le corresponde de las ganancias en un Anexo separado de SE (la hoja usada por personas que trabajan por cuenta propia para calcular sus impuestos de Seguro Social, que acompaña el formulario 1040) aunque hagan una declaración de impuesto en conjunto. Los residentes de Puerto Rico deben rendir dos formularios 1040PR aparte.

Sociedad Agrícola

Una sociedad agrícola es formada cuando dos o más personas están de acuerdo en cómo efectuar la operación de la finca. El acuerdo entre los socios es generalmente por escrito, pero puede hacerse verbalmente.

Señas que indican que una sociedad existe incluyen:
--La intención de las partes para formar una sociedad;
--Agencia Mutua, en que cada socio puede actuar por el otro; o
--Responsabilidad Colectiva, en que cada socio es responsable de las deudas incurridas durante la sociedad.

Ingresos de Renta de Finca

Si usted es dueño de terreno cultivable, pero lo renta a otra persona, el dinero en efectivo o reparto de cosecha que usted recibe de su arrendatario debe ser incluido al calcular las ganancias brutas de negocio propio solamente siusted participa activamente en la producción o administración de la cosecha o ganadería. Esto se llama participación material. El ingreso de renta de un arrendador de finca que no participa materialmente no cuenta para Seguro Social.

Probablemente, no hay dos acuerdos de renta de finca que sean exactamente iguales. Pero son similares en que el arrendador está de acuerdo en dejar al arrendatario usar la finca para cultivar sus productos y el arrendatario está de acuerdo en pagarle al arrendador con dinero en efectivo o con reparto de la cosecha por usar la propiedad. Usted es un arrendador si renta o arrienda a alguien tierra que pertenece a usted o que usted arrienda de otra persona.

Como arrendador, usted decide los términos de los arreglos. Si los ingresos van a contar para el Seguro Social, el arreglo debe disponer que usted tenga unaparticipación importante.

El arreglo entre usted y su arrendatario puede ser verbal o por escrito. La ventaja de un arreglo por escrito es que le facilita establecer su intención. Con un acuerdo verbal, puede que más tarde le sea necesario obtener declaraciones de su arrendatario y otras personas que sepan del acuerdo entre ustedes sobre cómo planearon operar.

Calculando Ganancias Netas

En general, sus ganancias netas de la finca son ganancias de la operación de su finca, calculadas al substraer los gastos permitidos del negocio de finca, incluyendo depreciación de sus ingresos brutos de agricultor. Ganancias brutas generalmente son las mismas que usted reporta en el formulario 1040 Anexo F (Ganancias o Pérdidas de Agricultura) para el impuesto Federal sobre ingreso. O, si vive en Puerto Rico, son las mismas que reporta en su planilla 1040PR.

Operadores de fincas y arrendadores de fincas que participan materialmente en su explotación deben incluir pagos del programa Federal de agricultura en su ingreso bruto que cuenta para Seguro Social. Ingresos devengados de lo siguiente no deben incluirse en los ingresos brutos de finca: ventas de (1) equipos; (2) terrenos; (3) algunas clases de troncos sin cortar; y (4) animales que no se venden como parte normal del trabajo de la finca (tales como animales usados para cría, trabajo y deporte y vacas de leche).

Quizás usted quiera calcular sus ganancias netas bajo el método opcional de finca para que pueda ganar crédito de ganancias bajo Seguro Social por el año.

Bajo este método opcional, si su ingreso bruto de finca es $2,400 o menos, usted puede reportar dos tercios de su ingreso bruto de finca como ganancia neta de negocio propio. Si su ingreso bruto de finca es más de $2,400 pero su ganancia neta de finca es menos de $1,733, usted puede reportar $1,600 como ganancia neta de su negocio propio de finca.

Para más información, comuníquese con el Seguro Social y pida la hoja informativa, Si Usted Trabaja Por Cuenta Propia (Publication No. 05-10922 ).

Cómo Reportar Sus Ganancias

Al término de cualquier año en que tenga ganancias netas de $400 o más, debe reportar sus ganancias y pagar el impuesto de negocio propio. Debe completar los siguientes formularios:

--Formulario 1040--(U.S. Individual Income Tax Return, en español: Declaración de Impuesto Federal)
--Anexo F (Profit or Loss from Farming, en español: Ganancias o Pérdidas de Agricultura)
--Anexo SE (Self-Employment Tax, en español: Impuestos de Negocio Propio)

Si usted es residente de Puerto Rico, debe completar solamente el formulario 1040PR (Planilla para la Declaración de la Contribución Federal Sobre el Trabajo por Cuenta Propia).

Usted puede conseguir estos formularios en IRS o en la mayoría de bancos o oficinas de correo. Envíe la declaracion de impuestos y los anexos junto con su impuesto de negocio propio al centro de IRS que sirve su área.

Puede pagar a plazos su impuesto de negocio propio completando una hoja de cálculo de impuestos en las instrucciones para el formulario 1040-ES. Incluya en su cálculo la cantidad de impuesto de su negocio propio. Usted puede pagar los impuestos por adelantado trimestralmente. Si paga el impuesto sobre ingreso calculado y su impuesto de negocio propio antes de enero 15 después de terminar el año tributable, usted normalmente tiene hasta abril 15 para someter su declaración final y pagar cualquier dinero que todavía deba. Si hace su declaración final y paga todos los impuestos que le corresponden (incluyendo el impuesto de su negocio propio) antes de marzo 1, no será penalizado por no haber pagado el suficiente impuesto calculado. (Si espera hasta abril 15, estará sujeto a una penalidad si no ha pagado suficiente impuesto calculado.)

Los impuestos de negocio propio pueden ser debidos aunque usted no deba ningún impuesto de ingresos. Mientras usted tenga ingresos sujetos al impuesto de negocio propio, usted tiene que someter su declaración de impuesto Federal, incluyendo Anexos F y SE (Anexos F y SE no son necesarios para residentes de Puerto Rico) y pagar los impuestos de propio negocio. Esto es cierto aunque usted esté recibiendo beneficios de Seguro Social.

Preguntas sobre impuestos o declaraciones de impuestos, pueden ser contestadas en cualquier oficina del Servicio de Rentas Internas.

Contratistas/Capataces y Contratistas de Trabajadores Agrícolas

Si usted es contratista/capataz o contratista de trabajadores agrícolas, usted puede ser un empleado del dueño u operador de la finca quien lo empleó o un contratista independiente. Por supuesto, su situación depende de los arreglos que haya hecho con el dueño u operador de la finca.

Si es un empleado, el agricultor debe entregarle un talonario de cheques y una copia W-2 como se requiere que haga con todos los empleados. (Vea la Parte 2.)

Si es contratista independiente, debe reportar su ingreso al Seguro Social como persona con negocio propio como se explica más adelante.

Debe recibir del agricultor un formulario 1099 con las cantidades pagadas a usted como contratista independiente.

Comuníquese Con El Seguro Social

Para más información comuníquese con cualquier oficina de Seguro Social o llame a nuestro número gratis 1-800-772-1213. Puede hablar con un representante de teleser-vicio de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. cualquier día laborable.

La Administración de Seguro Social trata cada llamada confidencialmentetanto las que se hacen al número gratis como las que se hacen a nuestras oficinas. También queremos estar seguros de que usted reciba un servicio correcto y cortés. Por eso tenemos un segundo representante de Seguro Social escuchando algunas llamadas telefónicas.