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GUÍA PATRONAL COMO PROCESAR CORRECTAMENTE EL FORMULARIO 499R-2/W-2PR SOBRE SALARIOS DE EMPLEADOS EN PUERTO RICO ESTA GUÍA ES PREPARADA EN ESPAÑOL E INGLÉS. PARA EL TEXTO EN INGLES VAYA A LA PAG. 24. THIS GUIDE IS PUBLISHED IN SPANISH AND ENGLISH.
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE INFORMES ANUALES (AWR) PARA PATRONOS CON EMPLEADOS EN PUERTO RICO ESTABLECIMIENTO DE RECORDS CONTRIBUTIVOS DEL NEGOCIO ERRORES COMUNES AL INFORMAR ADVERTENCIAS AL COMPLETAR LOS FORMULARIOS 499R-2/W-2PR Y W-3PR CORRECCIÓN DE INFORMES ERRONEOS DONDE CONSEGUIR ORIENTACIÓN Y AYUDA ADVERTENCIAS AL COMPLETAR LOS FORMULARIOS DE CORRECCIÓN 499R-2c/W-2cPR Y W-3cPR APENDICE A: INFORMES A TRAVES DE MEDIOS MAGNETICOS Y ELECTRONICOS INTRODUCCIÓN Propósito Esperamos que este material le sea útil para preparar correctamente y a tiempo sus informes anuales de salarios a la Administración del Seguro Social (SSA), ya sea en papel, usando los formularios 499R-2/W-2PR (Comprobantes de Retención) y la W-3PR (Informe de Comprobantes de Retención); o su equivalente en medios magnéticos. Esta guía no cubre otros requisitos que podrían aplicarle como patrono con relación a informes de salarios, como informes al Departamento de Hacienda o al Departamento del Trabajo de Puerto Rico, etc. Debe comunicarse con estas agencias para mas información. Sus informes se utilizan para asegurar que las contribuciones al Seguro Social y el Medicare que usted paga, se acrediten correctamente a los fideicomisos de ambos programas. También son utilizados para registrar los ingresos de sus empleados a sus cuentas individuales de Seguro Social, los cuales se usan para el cómputo de sus beneficios de retiro, incapacidad o de sobrevivientes en caso de la muerte del trabajador. Esta información es compartida con otras agencias gubernamentales, incluyendo al Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Comentarios Aceptamos sus comentarios sobre esta guía, que usaríamos al decidir qué mejoras implementar a la misma. Puede dirigirse a la siguiente dirección: Social Security Administration 26 Federal Plaza, Room 4060 New York, NY 10278 Attn: Wage Reporting Staff (212) 264-1117 Advertencia La siguiente información no enmienda ni reemplaza las leyes y reglamentos ya existentes. Los requisitos básicos sobre los informes anuales de salarios están establecidos en el Código de Rentas Internas Federal, los reglamentos y decisiones del IRS, y las instrucciones del IRS y el SSA. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE INFORMES ANUALES (AWR) PARA PATRONOS CON EMPLEADOS EN PUERTO RICO Preámbulo Los informes patronales al IRS sobre salarios y contribuciones sobre el empleo se someten a través de los formularios 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return), o 943 (Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees). En Puerto Rico el IRS facilita equivalentes en español (941PR, 943PR). Para informar las contribuciones de los empleados DOMESTICOS en Puerto Rico QUE RECIBAN $1,300 o MÁS EN SALARIOS DURANTE EL AÑO, se somete el ANEJO H-PR de IRS, en o antes del 15 de abril del año siguiente. Las nuevas bases de salarios y tasas de la contribución del Seguro Social para el próximo año se publican durante los últimos meses del año en curso. Debe comunicarse con el IRS para cualquier información adicional en relación con sus responsabilidades de informes y contribuciones de salarios. En Puerto Rico las oficinas del IRS están localizadas en el "San Patricio Office Center" localizado en el número 7 de la Calle Tabonuco en el área del "San Patricio Plaza Shopping Center". El teléfono es el 1-800-829-1040. Al terminar el año calendario, los patronos con empleados en Puerto Rico preparan los comprobantes 499R-2/W-2PR para sus empleados, reflejando los salarios y las contribuciones retenidas durante el año, y someten esta información al SSA para acreditarle los salarios a las cuentas individuales de Seguro Social--ya sea enviando los ORIGINALES de los comprobantes (con la W-3PR), o sometiendo la información por medios magnéticos o electrónicos. Aquellos patronos que producen 250 o más comprobantes no deben enviar los originales al Seguro Social ya que el informe debe de ser preparado por medio magnético Véase APÉNDICE A. Este informe debe ser sometido no mas tarde del último día de febrero, o el próximo día laborable si el último día de febrero es un día feriado. Para instrucciones sobre cómo informar por medios magnéticos, debe comunicarse con los especialistas en reportes de salarios del Seguro Social, al (212) 264-1117. Esta misma información es enviada al Negociado de Contribuciones de Hacienda, Sección Patronal, sometiendo la COPIA "A" (Copia Azul) con la Forma 499R-3 (Estado de Conciliación) en o antes del 31 de enero. La información sometida al IRS en las 941PR, 942PR o el Anejo H-PR, se comparan con los informes al Seguro Social, y cualquier discrepancia debe ser aclarada por el patrono. Como se Procesan los Informes Los informes en papel se envían al SSA Direct OPERATIONS CENTER, en WILKES-BARRE, PENNSYLVANIA, bajo cubierta de la Forma W-3PR. La dirección completa está claramente señalada en los comprobantes y también en las instrucciones de la W-3PR. Allí se revisa si los informes son legibles y si fueron sometidos a tiempo. Los ilegibles se devuelven al patrono para corrección. Los informes tardíos--enviados después de la fecha límite--se refieren al IRS para posible penalidad. La ley provee para una penalidad de $50. por cada comprobante que se someta tardíamente. El comprobante de Puerto Rico, 499R-2/W-2PR es un documento de información de contribuciones para propósitos del IRS federal. Los informes son procesados para lectura electrónica (scanning). Los que no se pueden "leer" electrónicamente, se separan para ser procesados manualmente. Esto conlleva un proceso mas lento y más costoso, a la misma vez que está mas sujeto a errores. Luego de ser leídos, los informes son vaciados a medios magnéticos para verificación de nombres y números de Seguro Social (SSN), y así poner al día los récords del IRS y del SSA. Los informes sometidos por los patronos directamente por medios magnéticos (diskette), se envían al SSA en BALTIMORE, MARYLAND. La dirección exacta se encuentra en el folleto de especificaciones. Allí se procesan para ver si pueden ser "leídos" por los sistemas del SSA y si están correctos. De no poderse procesar, se devuelven al patrono (o al transmisor) para corrección y reproceso. De no corregirse y reenviarse dentro de 45 días, puede que resulte en una penalidad del IRS. Los informes correctos se procesan para verificación de nombre y número de Seguro Social (SSN) de cada empleado, y luego se acreditan a los récords de IRS y SSA. Los informes tardíos se refieren al IRS para posible penalidad. Verificación de Nombres y Números Luego de registrar los informes en los sistemas del SSA, cada nombre y su SSN informado, es comparado con los récords del SSA para verificación. Los verificados se acreditan a la cuenta del trabajador. Los incorrectos se identifican y se le pide al empleado que suministre la información correcta. Si el patrono no suministra la dirección postal del empleado, se le pedirá al patrono que dé la información necesaria. La Administración del Seguro Social ofrece varios medios para los patronos verificar los números de Seguro Social de sus empleados. Por colocación para utilizar el servicio de la verificación del número de Seguridad Social (SSNVS) con s ervicios de negocio en línea, hay dos opciones de la verificación del Internet usted puede utilizar verificar que sus nombres del empleado y números de Seguridad Social expedientes de la Seguridad Social del fósforo. Usted puede: . Verifique hasta 10 nombres y SSNs (por la pantalla) en línea y recibe resultados inmediatos. Esta opción es ideal a verifique los nuevos hires. O . Archivos de hornada del upload de hasta 250.000 los nombres y SSNs y reciben generalmente resultados el negocio siguiente del gobierno día. Esta opción es ideal si usted desea verificar datos enteros de la nómina de pago base o si usted emplea a una gran cantidad de trabajadores a la vez. Mientras que el servicio está disponible a todos los patrones y submitters de tercera persona, puede ser utilizado solamente para verificar empleados actuales o anteriores y solamente para el salario que divulga (forma W-2) propósitos. Se pueden verificar por teléfono hasta 5 números, llamando al 1-800-772-1213. En el caso de mas de 5 pero menos de 50 empleados, favor de comunicarse con la oficina de Seguro Social mas cercana. Para verificar mas de 50 empleados favor llamar al 410-965-7140. Acreditación de Salarios Informados Una vez verificados el nombre y SSN del empleado, SSA acredita los salarios informados a su cuenta individual. Estas cantidades se suman a los salarios anuales informados al SSA para ser utilizados en el cálculo de su pensión de Seguro Social por retiro, incapacidad o beneficios de sobrevivientes para su familia--y para determinar la elegibilidad para la cubierta de Medicare. Cuando se detectan errores en las cantidades acreditadas a la cuenta de Seguro Social de un trabajador, SSA se comunica con el patrono para corregir los errores, basado en los récords del patrono. El Proceso de Conciliación Entre IRS y SSA El Seguro Social mantiene un récord de totales de los salarios y propinas procesados para cada patrono. Estos totales se comparan entonces con lo informado a IRS en las Formas 941PR, 943PR o el Anejo H-PR. Cuando existe un descuadre en los informes, la agencia interesada se pondrá en contacto con el patrono para resolver la discrepancia: IRS se comunicará con el patrono si lo informado al SSA aparenta ser mas que lo informado a IRS, y viceversa. De no resolver estas discrepancias, el IRS podría determinar penalidades al patrono por someter informes incorrectos. En esta guía, tratamos de incluir Información que ayude a reducir estas discrepancias. Retención y Depósito de Contribuciones Los patronos vienen obligados a retener contribuciones sobre los salarios y a depositarlos durante el año de acuerdo a las instrucciones de IRS, publicadas en la Publicación No. 179 (Circular PR), "Guía Contributiva Federal Para Patronos Puertorriqueños". Esa guía establece los diferentes periodos de depósito que podrían aplicar a cada patrono, ya sea mensual, bisemanal, o más frecuente, dependiendo, en general, de la obligación contributiva del patrono en el pasado. Los depósitos se hacen en bancos de la Reserva Federal, u otros bancos designados. Deben acompañarse con el formulario 8109, "Federal Tax Deposit Coupon". El patrono recibe un paquete inicial de este formulario cuando solicita originalmente un número patronal (EIN). Luego los recibe automáticamente. Envío de Formularios 941PR Trimestrales a IRS Al finalizar el mes que sigue a cada trimestre del año calendario, el patrono viene obligado a rendir el formulario 941PR al IRS, a menos que: (1) Solamente tenga empleados domésticos (debe llenar entonces el nuevo Anejo H-PR al final del año). (2) Tenga empleados agrícolas (debe llenar la 943PR al final del año). El IRS parea las Formas 941PR, 943PR y/o Anejo H-PR con los pagos de las contribuciones hechas por el patrono para verificar que estas concuerdan. Luego que el SSA procesa las 499R-2/W-2PR, esta información es comparada con la de las 941PR de IRS. Si hay discrepancias, IRS o SSA se pondrán en contacto con el patrono para aclararlas y/o solicitar evidencia adicional. El ignorar estos contactos puede conllevar penalidades del IRS. Preparación del Informe de Salarios al Final de Año Contributivo El último trimestre del año señala el comienzo de la preparación del informe anual de salarios al SSA. Para octubre el patrono debe solicitar las 499R-2/W-2PR a la Sección Patronal de Hacienda, como también la W-3PR al IRS en San Juan. Para noviembre debe haber recibido estos formularios. Si rinde su informe por medios magnéticos refiérase al Apéndice A. Si decide contratar los servicios de una compañía para que le prepare el informe por medios magnéticos, asegúrese de que obtiene la etiqueta y la Forma 6559 de la compañía o de la oficina del especialista en informes del Seguro Social en San Juan, para que envíe el informe a la dirección correcta en Baltimore, Maryland. Recuerde que aún debe preparar y proveer a sus empleados y a Hacienda las 499R-2/W-2PR. ESTABLECIMIENTO DE RECORDS CONTRIBUTIVOS DEL NEGOCIO Fuentes de Información y Ayuda La Administración Federal de Pequeños Negocios (Small Business Administration, SBA) tiene una variedad de publicaciones y recursos de ayuda técnica disponibles para los patronos. Además, el IRS tiene varias publicaciones preparadas especialmente para nuevos patronos. Debe comunicarse con estas agencias al iniciar una nueva empresa para establecer correctamente sus récords contributivos patronales. Además, el IRS tiene varias publicaciones preparadas especialmente para patronos nuevos. Para obtener los mismos puede llamar libre de cargos al 1-800-829-3676, o visitar las oficinas del IRS. Debe comunicarse con estas agencias al iniciar una nueva empresa para establecer correctamente sus récords contributivos del negocio. Información adicional puede obtenerse del INTERNET en: SSA Home Page at www.ssa.gov/employer y el US Govt-Wide "Business Advisor" at www.business.gov Estableciendo sus Récords de Contribuciones Federales Bajo las leyes y reglamentos del IRS, los patronos tienen que establecer y mantener un sistema de récords contributivos que respalden sus informes contributivos y salariales. Estos récords deben ser mantenidos por un mínimo de cuatro años. El Departamento de Hacienda tiene el mismo requisito, sin embargo el Depto. del Trabajo de Puerto Rico requiere un periodo de diez años para las 499R-2/W-2PR y la documentación relacionada con éstas. Como patrono, se le requiere la obtención de un número de identificación patronal (EIN) para propósitos de informes contributivos y salariales. Para obtenerlo, debe completar el formulario SS-4, "Application for Employer Identification Number", y someterlo al IRS, donde le asignarán un número de nueve dígitos que debe incluir con toda documentación contributiva o salarial que lo requiera. Solicite este formulario en cualquier oficina del SSA o del IRS. También puede adquirirlo del SSA INTERNET HOME PAGE. Debe solicitar un nuevo número patronal (EIN) al ocurrir cualquiera de las siguientes situaciones: 1. Al comenzar una nueva empresa donde habrá empleados. 2. Al comprar o heredar un negocio ya existente, que vaya a operar como único dueño. (No puede continuar el uso del EIN del dueño anterior, aunque este fuera su padre, cónyuge, hijo, u otro familiar cercano. 3. Su negocio cambia, de un solo dueño a corporación, sociedad, o viceversa. 4. Usted representa a una sucesión que opera un negocio luego del fallecimiento del dueño original. 5. Usted cierra una sociedad y comienza otra. LOS PATRONOS TIENEN QUE INCLUIR SU NUMERO PATRONAL EN TODOS LOS INFORMES TRIMESTRALES Y ANUALES SOBRE CONTRIBUCIONES Y SALARIOS, Y EN LOS CUPONES DE DEPOSITOS. Método de Informe Anual al SSA Los patronos que tengan que preparar mas de 250 comprobantes de retención (499R-2/W-2PR) están obligados por ley a someter la información del comprobante al Seguro Social por medios magnéticos o mediante transmisión electronica a través del internet. Puede comunicarse con nuestros Especialistas de Informes Salariales al (212) 264-1117 para orientación e información de las especificaciones. Las especificaciones también se encuentran en el Home Page de Seguro Social en el INTERNET (www.socialsecurity.gov/employer). Estos patronos todavía tienen que imprimir los comprobantes para suministrar copias a los empleados y al Departamento de Hacienda. La copia del Seguro Social se reemplaza por el informe en medio magnético. NO ENVIE los comprobantes en papel al Seguro Social si prepara su informe en medio magnético. Los formularios 499R-2/W-2PR se obtienen en el Departamento de Hacienda. Puede llamar al 721-2020 Exts. 2605, 2606, 2607, o 2608. El formulario W-3PR se obtiene del IRS, o llamando al 1-800-829-3676. Organizando Correctamente sus Récords de Empleados A todo nuevo empleado debe pedírsele que muestre su tarjeta de Seguro Social para registrar correctamente su nombre y número, tal y como están en los récords del SSA. SI LOS NOMBRES Y NUMEROS NO CORRESPONDEN CON LOS RECORDS DEL SSA, LOS EMPLEADOS NO RECIBIRAN CREDITO POR SUS SALARIOS EN SUS CUENTAS DE SEGURO SOCIAL. Coordinando sus Reportes de Pagos Por Enfermedad Con Terceros Pagadores Si usted hace arreglos para que los pagos por enfermedad sean hechos por un tercero pagador, debe llegar a un acuerdo sobre las responsabilidades de cada cual en cuanto a las contribuciones e informes de salarios. Hay variedad de arreglos a los que pueden llegar. El no entender las responsabilidades de como informar cada una de las partes envueltas en el acuerdo, puede resultar en que el IRS imponga penalidades por dejar de radicar los informes requeridos o por radicar informes incorrectos. Para más información, vea la publicación del IRS no. 952, "Sick Pay Reporting". También hay información sobre estos informes en la publicación no. 179, "Circular PR - Guía Contributiva Federal Para Patronos Puertorriqueños". ERRORES COMUNES EN LOS INFORMES Numero de Identificación Patronal (EIN) Omitido o Incorrecto Informes recibidos con el "EIN" incorrecto pueden ser acreditados al patrono incorrecto resultando en la imposición de penalidades por el "IRS" al igual que cuando se omite el "EIN". Los "EIN" correctos deben de tener nueve números en la siguiente forma: XX-XXXXXXX. Nombres y Números de Seguro Social (SSN) Incorrectos El Seguro Social no puede acreditar salarios a los archivos individuales de los empleados a menos que el nombre y el número en el informe anual concuerden ambos con el nombre y número en los archivos del Seguro Social. Informes de Salarios Posterior a la Muerte de un Empleado. Para propósitos de Seguro Social y el "Medicare", no se pueden acreditar salarios que quedaran por pagar a un empleado y que se desembolsen después del año de su defunción. No debe de enviarse la forma original del comprobante de retención (499R2/W2PR) al Seguro Social. Si el informe se radica por medio magnético, debe de omitirse esa persona. Uso de Títulos y Abreviaciones en los Encasillados del Nombre No use títulos algunos (Mr., Sr., Don, Vda. , Lcdo.,Dr., etc.) o abreviaciones para demostrar el título, posición, o sección de trabajo del empleado. No abrevie apellidos, (Hdez. por Hernández, Rodgz. por Rodríguez, etc.). Tales designaciones pueden impedir el que concuerden los archivos del Seguro Social con el informe que suministra el patrono y por lo tanto no poder acreditarle los salarios a esos empleados. Errores Que Causan un Descuadre en el Informe . Usar el máximo de ingresos cubiertos por Seguro Social correspondiente a un año anterior en vez del año que se está informando. . Usar un máximo de ingresos cubiertos para salarios "Medicare" - aunque no haya máximo para los salarios cubiertos por "Medicare". . Errores decimales en cantidades de dinero; Por ejemplo "4800", lo cual puede ser procesado como $48.00, en vez de $4800.00. Las cantidades deben indicarse sin el signo de dólar ($) y sin comas. El punto decimal debe indicarse. Ejemplo: $1,251.25 debe indicarse 1251.25 $3,273.00 debe indicarse 3273.00 . Propinas incluidas en el encasillado 18 "Total Sueldos Seguro Social" además de estar detalladas en el e ncasillado 22 de propinas. Estos dos encasillados son sumados por Seguro Social para obtener el total de salarios cubiertos por el Seguro Social. . Omitir encasillados referente a salarios porque la información es igual a la de otros encasillados y se cree que es una duplicidad. El comprobante de retención 499R2/W2PR es un formulario que se utiliza por el Seguro Social y el Departamento de Hacienda. Tanto el Seguro Social como Hacienda solamente pueden usar la información que se les provee en sus respectivos encasillados. Nótese que una columna es para información de Hacienda y la otra columna es de información para el Seguro Social. No Notificar al Seguro Social de Salarios Atrasados Otorgados por Decreto. Salarios atrasados son normalmente considerados sueldos por el IRS, Hacienda y el Seguro Social, y deben ser informados para el año contributivo en que se pagan al empleado. Un pago de salarios atrasados pagados por decreto es un pago hecho por un patrono conforme a una sentencia, determinación o acuerdo aprobado por un tribunal o agencia gubernamental. El IRS considera todos los pagos de salarios atrasados (inclusive los pagados por decreto) como salarios ganados en el año en que se pagan, para propósitos contributivos. SSA también considera los mismos como ganados en el año en que se recibe el pago, excepto los pagados por decreto. SSA acredita al trabajador los salarios atrasados pagados por decreto según el/los año(s) en que debieron haberse pagado. El patrono debe informar estos pagos al SSA para acreditación de Seguro Social/Medicare en el comprobante 499R-2/W-2PR del año en que se efectúa el pago. Para poder acreditar propiamente los salarios a los periodos correspondientes, el patrono debe enviar un informe especial al SSA. Este informe no es obligatorio; sin embargo, sin el mismo, el SSA no podrá desglosar las cantidades correspondientes a los distintos periodos. (NOTA: NO SE PREPARAN 499R-2/W-2PR ni 499R-2c/W2cPR para corregir años anteriores en estos casos.) Para mas información, véase el IRS Pub. 957, "Reporting Back Pay Awards to the Social Security Administration", edición revisada en dic. 1997. ERRORES COMUNES EN INFORMES RADICADOS EN PAPEL (499R2/W2PR) Usar el Comprobante Correspondiente a Otro Año El Seguro Social utiliza métodos electrónicos para leer los comprobantes y estos son a veces modificados cada año para acomodar cambios en formato. Es importante que se use el comprobante correspondiente al año del informe. Los comprobantes se obtienen de la Sección Patronal del Departamento de Hacienda. No Enviar el Original (Primera Hoja) al Seguro Social. El original del comprobante (la primera hoja impresa en letras rojas) es procesada electrónicamente por el Seguro Social. A eso se debe el color rojo. Cuando no se envía esa parte del comprobante se demora el proceso y resulta más costoso. No Incluir el Formulario W-3PR. Cuando se envía más de un comprobante se requiere que estos se acompañen de la hoja de trámite W3-PR, Informe de Comprobantes de Retención. El original de la W3-PR también se lee electrónicamente. Los totales que aparecen en la W3-PR tienen que cuadrar con la suma de las cantidades individuales de los comprobantes. También deben de cuadrar con los totales anuales de las planillas de Seguro Social que se radicaron con el IRS en las formas 941PR o 943PR. Sueldos y Propinas Medicare Omitidos o Incorrectos Sueldos y propinas Medicare tienen que ser informados aparte de sueldos y propinas cubiertos por Seguro Social, en el espacio particular que se provee. No hay límite en la cantidad que se informa de sueldos y propinas Medicare, como lo hay en el caso de sueldos sujetos al Seguro Social. ERRORES COMUNES EN LOS FORMULARIOS 941PR/943PR/SCHEDULE H-PR. Salarios y Propinas Medicare Omitidos o Reportados Incorrectamente Sueldos y propinas Medicare deben de ser informados separados de los sueldos y propinas sujetos al Seguro Social. Compensación Por Enfermedad Pagada Por un Tercero Omitida o Reportada Incorrectamente. Véase la información referente a pagos de compensación por enfermedad pagada por terceros en las páginas 7/8 de la publicación 952 del IRS, "Sick Pay Reporting". Informar Cantidades no Cubiertas por el Seguro Social Como Sueldos Sujetos al Seguro Social y el Medicare. Ejemplos de cantidades no cubiertas por Seguro Social: . Salarios que exceden del máximo tributable. . Pagos a contratistas independientes. Véase la publicación 179 (Circular PR) del IRS para información sobre otras cantidades no cubiertas. Esta información también se puede obtener en la publicación 15 (Circular E) del IRS bajo "Special Rules for Various Types of Services and Products". El Dejar de Someter los Formularios W3cPR y 499R2c/W2cPR al Hacer Correcciones en los Formularios 941PR y 843 del "IRS". Ajustes hechos a través del IRS a la responsabilidad contributiva de Seguro Social que afecten los salarios cubiertos, tienen que ser informados al Seguro Social mediante los formularios de corrección W3cPR y 499R2c/W2cPR para llevar a cabo los cambios pertinentes en los récords individuales de los trabajadores (véase pag. 19 para información adicional sobre estos formularios). Radicar Formularios 941PR en Duplicado o Parcialmente Duplicado. Salarios sujetos a Seguro Social/Medicare informados en formularios 941PR duplicados resultan en trabajo adicional innecesario y costoso para el patrono, "IRS", y el Seguro Social. Ejemplo de esto es el informar los salarios de un mes en dos 941PR. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ADVERTENCIAS - 499R-2/W-2PR . Encasillado 1 - Escriba el primer nombre e inicial del segundo nombre si alguno en la primera sección. En la segunda sección entre los apellidos. El nombre del empleado debe indicarse exactamente como aparece en su tarjete de Seguro Social. Escriba la dirección del empleado en el tercer espacio del encasillado. . Encasillado 3 - Verifique que el número de Seguro Social esté correcto. Use el formato XXX-XX-XXXX. . Encasillado 5 - Verifique que el número patronal esté correcto. Use el formato XX-XXXXXXX. . Encasillado 6 - En caso de pensiones o anualidades,indique el total de las aportaciones hechas por el empleado a su plan, antes del retiro. Este mismo total se repetirá en anos subsiguientes. . Encasillado 7 - El termino salario significa toda remuneración por servicios prestados por un empleado para su patrono y toda remuneración pagada por cualquier medio que no sea dinero, si alguna. Indique el total de salarios pagados durante el año natural. Excluya las aportaciones en efectivo o diferidas, si algunas, a ser reflejadas en el encasillado 16. Incluya tabién el pago de pensiones a empleados retirados e indentifiquelo como pensión Las cantidades deben indicarse sin el signo de dólar ($) y sin comas. El punto decimal debe indicarse. . Encasillado 8 - Indique el total de comisiones pagadas al empleado durante el año natural. Excluya cualquier aportación en efectivo o diferida ser reflejada en el encasillado 16. Indique las cantidades en igual forma que en el encasillado anterior. . Encasillado 9 - Indique el total de concesiones (cantidad no reembolsada) pagada al empleado durante el año natural para las cuales no se requirió informe alguno de gastos. . Encasillado 10 - Indique el total de propinas sujetas a retención en el origen de la contribución. Las propinas constituyen remuneración por servicios personales. Cuando el patrono tiene el control sobre las mismas, deberá incluirlas como ingreso en el año en que se reciben y estarán sujetas a la retención. . Encasillado 12 - Indique la cantidad que le reembolsó al empleado por gastos pagados por él y para los cuales le requirió presentación de recibos, esto es, gastos de viajes, etc. . Encasillado 13 - Indique el total de la contribución sobre ingresos retenida al empleado durante el año natural, incluyendo cual quier contribución retenida por terceros por pagos de compensación por enfermedad. . Encasillado 15 - Aplica solamente a empleados del gobierno. . Encasillado 16 - Ver instrucciones al dorso de copia D del comprobante (copia del patrono). . Encasillado 17 - Anote de sueldos brutos pagados, sujetos a retención bajo la Ley del Seguro Social Federal, hasta el máximo tributable del año que se informa. Al igual que otros encasillados, anote la cantidad sin el signo de dólar ($) y sin la coma, pero usando el punto decimal y los dos digitos de centavos. . Encasillado 18 - Anote el impuesto de Seguro Social retenido de acuerdo a la tarifa del año que se informa. . Encasillado 19 - Anote el total de sueldos y propinas sujetos al impuesto de Medicare. Todos los salarios y propinas cubiertos por Medicare están sujetos a este impuesto para el cual no hay máximo tributable. . Encasillado 20 - Anote el impuesto de Medicare retenido de acuerdo a la tarifa del año que se informa. . Encasillado 21 - Anote la cantidad de propinas a la cual se le retuvo impuesto de Seguro Social, pero no incluya esta cantidad en el encasillado 18. . Encasillado 22 - Anote el impuesto de Seguro Social no retenido a propinas. . Encasillado 23 - Anote el impuesto de Medicare no retenido a propinas. http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw3cpr.pdf.

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xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ADVERTENCIAS . Encasillado a - Siempre debe de marcar con una X el cuadrito que le corresponda al patrono. El cuadrito de "Sólo Empleados Medicare" aplica únicamente a empleados de Gobierno no cubiertos por Seguro Social pero sí por Medicare. . Encasillado 1-16 - Estos encasillados corresponden a la información de salarios en los encasillados 8 al 23 de los comprobantes de retención. Los totales que se incluyen aquí deben de cuadrar con la suma de todos los comprobantes individuales. También debe de cuadrar con la suma de salarios informados al IRS en los formularios 941PR y 943PR durante el año del informe. . Lea con cuidado las Instrucciones Generales que acompañan el formulario antes de completarlo. CORRECCION DE ERRORES INFORMADOS Corrección de Formularios 499R2/W2PR Luego de Radicarse. Una vez se envían los comprobantes originales al Seguro Social, las correcciones necesarias tienen que hacerse mediante el uso de los formularios provistos para correcciones - W3cPR y 499R2c/W2cPR. Estos formularios se obtienen del IRS (W3cPR) y de la sección patronal del Departamento de Hacienda (499R2c/W2cPR). Los formularios contienen instrucciones a seguirse para llevar a cabo las correcciones. Si tiene que corregir alguna informacion o cantidad en el comprobante sometido originalmente, utilice el formulario 499R2c/W2cPR, y marque el encasillado de correccion en la esquina derecha superior. Envíe el original al Seguro Social, la copia azul a Hacienda, y distribuya las demás copias según se indica en ellas mismas. El original del comprobante de corrección debe enviarse al Seguro Social de acuerdo al método que utilice para enviarlo. Si usted usa el Servicio Postal de los Estados Unidos, envíe el original del comprobante corregido a: Social Security Administration Direct Operations Center P. O. Box 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333 Si usa una agencia porteadores de correos que no sea el Servicio Postal de Estados Unidos, envíe el original del comprobante corregido a: Social Security Administration Direct Operations Center Attn: W2c PR Process 1150 E. Mountain Drive Wilkes-Barre, PA 18702-7997 Las copias de Hacienda se envían a la siguiente dirección: Departamento de Hacienda Negociado de Procesamiento de Planillas P.O. Box 9022501 San Juan, P. R. 00902-2501 La Corrección de Errores en el Formulario 941PR. Los errores informados en una 941PR se corrigen a través de una 941cPR para el trimestre en cuestión. Debe asegurarse que cuadren las cantidades informadas al IRS y al Seguro Social. DONDE CONSEGUIR AYUDA PARA PREGUNTAS SOBRE INFORMES PATRONALES. Ayuda de Persona a Persona. Si necesita ayuda del IRS puede llamar al 1-800-829-1040 También puede acudir a las oficinas del IRS en San Patricio Plaza, Calle Tabonuco No. 7. Si desea hablar con alguien del Seguro Social en cuanto a informes por medios magnéticos o algo referente al informe en sí, llame a los Especialistas en Informes Salariales al (212) 264-1117. ADVERTENCIAS AL LLENAR EL FORMULARIO 499R-2c/W-2cPR . La distribución de estos formularios es la misma que la de los originales 499R-2/W-2PR. . Llene solo aquellos encasillados que sean aplicables a la información a corregir. Los demás se dejarán en blanco. . Si la corrección se limita a nombre o número de Seguro Social, complete solamente los encasillados correspondientes del 1 al 7. No es necesario completar el formulario W-3cPR para estos casos si no hay cambios monetarios envueltos. . Partidas 2 y 4: Asegúrese de poner la información CORRECTA relativa al número y/o nombre del empleado. . Partidas 6 y 7: Complete solamente si la información dada anteriormente estaba incorrecta. Anote aquí el número y/o nombre INCORRECTO según dados anteriormente. . Partidas 8 al 16: Estas partidas concuerdan con las partidas 8 al 16 del comprobante original, e incluyen correcciones a información que concierne solo al Negociado de Contribución Sobre Ingresos del Departamento de Hacienda de P.R. Si los UNICOS cambios necesarios conciernen a estas partidas, NO ENVIE el original al Seguro Social. Solamente envíe la copia A (Azul) a Hacienda y distribuya las demás copias según las instrucciones. Las cantidades reducidas en la columna (C)(Reducciones) deben aparecer entre paréntesis. . Partidas 18 al 23: Estas partidas concuerdan con las partidas 18 al 23 del comprobante original, e incluyen correcciones a información que concierne al Seguro Social federal. http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw3cpr.pdf.

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Use el formulario W-3cPR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para el envío de las 499R-2c/W2-cPR a la Administración del Seguro Social. La dirección es la misma a la que se enviaron los informes incorrectos originalmente. Este formulario se obtiene del IRS llamando al 1-800-829-3676. Este formulario puede utilizarse para corregir un formulario W3PR sometido anteriormente. APENDICE A: Patronos que generan 250 o mas comprobantes de retención están obligados a radicar los mismos en medios magnéticos o por vía electrónica. El formato a utilizarse es el conocido como MMREF-1(Magnetic Media Reporting and Electronic Filing). Estas instrucciones se pueden obtener a través de la dirección de Internet del Seguro Social - www.socialsecurity.gov/employer o llamando al (212) 264-1117. El Seguro Social ahora provee varias formas de radicar los informes sin el uso de papeleo. Se puede escoger entre: . Diskettes de 3 ½ Tenemos una nueva alternativa electrónica conocida como Business Services Online (BSO). Este método ha tenido una gran aceptación de los patronos por las muchas ventajas que ofrece. Les exhortamos a considerar este nuevo proceso. Correcciones Las correcciones a informes radicados con el MMREF-1 se pueden hacer usando el MMREF-2. Este es un formato para radicar las correcciones en medio magnético o electrónicamente. El formato se obtiene de igual forma que el MMREF-1. AccuWage Esta es una programación que provee el Seguro Social para verificar el formato del informe antes de enviarlo. De este modo se evita la posibilidad de que el informe sea devuelto por fallas en el formato. También se puede obtener a través del Internet o llamando al Seguro Social.
ENGLISH VERSION EMPLOYER'S GUIDE TO FILING TIMELY AND ACCURATE FORM 499R-2/W-2PR WAGE REPORTS ON PUERTO RICO SITED EMPLOYEES
TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION DESCRIPTION OF THE ANNUAL WAGE REPORTING (AWR)PROCESS SETTING UP FEDERAL TAX RECORDS FOR A BUSINESS COMMON REPORTING ERRORS REMINDERS FOR COMPLETING FORMS 499R-2/W-2PR AND W-3PR CORRECTING REPORTING ERRORS WHERE TO FIND HELP ON WAGE REPORTING QUESTIONS REMINDERS FOR COMPLETING FORMS 499R-2c/W-2cPR AND W-3cPR APPENDIX A INTRODUCTION Purpose We hope you will find this material useful in preparing accurate wage reports on paper Forms 499R-2/W-2PR (Withholding Statement, Commonwealth of Puerto Rico), W-3PR (Transmittal of Withholding Statements); or equivalent information on magnetic media, and filing them timely with the Social Security Administration (SSA). This material does not cover other report filing requirements that may apply to you, such as wage reports to the P.R. Treasury Department (Hacienda), the P.R. Department of Labor, etc. You should contact them for more information about their report filing requirements. Your wage reports are used to ensure the Social Security and Medicare taxes you pay are properly credited to the Trust Funds for both programs. Your reports are also used to record earnings for your employees. These earnings will be used to compute their Social Security benefits at the time of retirement or disability - or their families' survivor benefits at death. Your report data is also shared with other government agencies to use in seeing that income maintenance and other public welfare programs are provided only for those who meet the requirements. This data is shared as well with the PR Treasury Department through an agreement, to ensure compliance with income reporting requirements of the Commonwealth of Puerto Rico. Comments We welcome your comments on this material and will use them in deciding what improvements can be made. Any comments you would like to offer should be addressed to the Social Security Administration, 26 Federal Plaza, Room 4060, New York, NY 10278, Attn: Wage Reporting Staff, or call (212) 264-1117. Cautionary Note The following information does not amend or supersede existing laws and regulations. The basic annual wage reporting requirements are set out in the Internal Revenue Code, IRS regulations and rulings, and IRS/SSA forms and instructions. DESCRIPTION OF THE ANNUAL WAGE REPORTING (AWR) PROCESS FOR EMPLOYERS WITH PUERTO RICO SITED EMPLOYEES Overview Employers file wage and employment tax withholding information with IRS on Form 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return), Form 943 (Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees). There are corresponding Spanish Language forms (941PR, 943PR) to be used by employers in Puerto Rico. To report the taxes for DOMESTIC HOUSEHOLD employees in Puerto Rico THAT HAVE EARNED $1,3000 OR MORE IN THE YEAR, submit SCHEDULE H-PR to IRS on or before April 15. The new Social Security wage base and tax rates to be used for the coming year are published during the last months of the current year. You should contact IRS for any additional information regarding your wage and tax reporting responsibilities. In Puerto Rico they are located at Tabonuco St. No. 7, Guaynabo, P. R. This in the area of San Patricio Shopping Center. Their telephone is 1-800-829-1040. After the calendar year ends, employers with Puerto Rico sited employees prepare individual employee reports on Forms 499R-2/W-2PR showing the wages paid and taxes withheld for each employee during the year, and submits this information to SSA for crediting to the employees' earnings records-- by sending the ORIGINAL (Top Copy) of the paper 499R-2/W-2PRs (with Form W-3PR) or by submitting the information in the form of magnetic media. Those employers who produce 250m or more withholding statements should not send the original copy to the Social Security Administration, since they will have to file their report on magnetic media. See Appendix A. This report is to be submitted not later than the last day of February or the next working day thereafter if the last day of February is a non-working day. For instructions on magnetic media report specifications, please contact the Wage Reporting Specialists at (212) 264-1117. The same information is sent to the Puerto Rico Income Tax Bureau, Employers Section by submitting COPY A (Blue Copy) with Form 499R-3 (Conciliation Statement) to them not later than January 31. The information submitted to IRS on Forms 941PR, 943PR or Schedule H-PR is compared to the wage and tax information reported to SSA and any discrepancies must be resolved by the employer. How SSA Processes Wage Reports Employers send paper Forms 499R-2/W-2PR wage reports to the SSA Direct Operations Center in WILKES-BARRE, PENNSYLVANIA, under cover of Form W-3PR. The full address is clearly shown on the Form 499R-2/W-2PR and also on the W-3PR instructions. This center screens the wage reports for legibility and timeliness. Illegible reports are rejected and the employer is asked to provide legible copies. Reports that are received late--beyond filing date--are identified to IRS for possible late filing penalty assessments. The law provides for a penalty of $50 for each and every tax information form that is submitted late. Paper wage reports are imaged and optically scanned by machine. Those that cannot be completely "read" by the imaging and scanning equipment is set aside for operator keying. This delays processing and is more costly and more subject to error. After machine imaging and scanning or operator keying, the wage data are converted to magnetic media for employee name and Social Security number (SSN) verification and updating to IRS and SSA records. Magnetic media wage reports (diskette) are sent to SSA in BALTIMORE, MARYLAND for processing. There the wage reports are processed through balancing and validation programs to determine if the reports can be "read" by SSA systems and whether the report data is accurate. Reports that fail these program tests are returned to the employer (or transmitter) for correction and resubmission. Failure to correct the errors and resubmit a corrected report within 45 days may result in IRS assessment of penalties. The rest of the reports are processed for employee name/SSN verification and then updated to IRS and SSA records. IRS identifies reports received late for possible late filing penalty assessment. Verifying Employee Names and Numbers After wage reports have been entered into SSA systems, each employee and SSN is matched to SSA's files to verify that it is correct. Matched wage reports are updated to the individual employee's record. Reports that do not match are identified and the employee is asked to provide corrected name and number information so SSA can post the reported earnings to the correct record. If the wage report does not show a usable address for the employee, the employer is contacted and asked for the correct information. The Social Security Administration offers a free service for the verification of employee's names and numbers. By registering to use the Social Security Number Verification Service (SSNVS) through Business Services Online, there are two Internet verification options you can use to verify that your employee names and Social Security numbers match Social Security's records. You can: . Verify up to 10 names and SSNs (per screen) online and receive immediate results. This option is ideal to verify new hires. OR . Upload batch files of up to 250,000 names and SSNs and usually receive results the next government business day. This option is ideal if you want to verify an entire payroll data base or if you hire a large number of workers at a time. While the service is available to all employers and third-party submitters, it can only be used to verify current or former employees and only for wage reporting (Form W-2) purposes. To verify up to 5 names and numbers call the Social Security Administration's toll-free line, 1-800-772-1213. Contact your nearest Social Security office for verification of more than 5 but less than 50 employees. Requests for more than 50 can be arranged by calling 410-965-7140. SSA Posting of Reported Wages Once the employee's name and number on the wage report has been verified, SSA posts the reported wages to the employee's earnings record. These wage amounts will then be used in the future when calculating the employee's retirement or disability benefits, survivor benefits for the employee's family--and in determining eligibility for Medicare coverage. When errors in the wage amounts posted by SSA to an employees' record are detected, SSA contacts employers for evidence from their files of the correct earnings amounts SSA and IRS Reconciliation Processes As SSA processes employer wage reports, it maintains a record of total wages and tips processed for each employer. These totals are then compared with the totals from IRS employment tax records filed by the employer with IRS on Forms 941, 943 or Schedule H-PR. Employers whose reports to IRS and to SSA do not balance are contacted for an explanation--IRS contacts employers who reported more wages to SSA than to IRS and SSA contacts employers who reported more wages to IRS than to SSA. Failure to resolve these discrepancies may result in IRS assessing penalties for filing incorrect reports. In this guide we are including ways to help reduce these reporting discrepancies. Withholding and Depositing Taxes Employers must withhold employment taxes and deposit them throughout the year in accordance with the schedule in IRS Publication No. 179 (Circular PR), "Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños". That schedule calls for monthly, semiweekly or more frequent deposits depending, in general, on how large your past tax liability was. Tax deposits are made at Federal Reserve Banks or other specially designated depositories. These deposits should be made only with Form 8109, "Federal Tax Deposit Coupon". An initial supply of these forms is provided when you file for an employer identification number. IRS provides additional forms automatically thereafter. Filing Quarterly Form 941PR Returns with IRS By the end of the month following each calendar quarter, you must file Form 941PR with IRS, unless you: (1) Employ only household workers (then you must file Schedule H-PR on or before April 15 of the next year. (2) Employ agricultural workers (then you must file Form 943PR at the end of the year). IRS matches Forms 941PR, 943PR and Schedule H-PR data to tax payments to ensure accuracy. After employer 499R-2/W-2PR reports for the year are processed by SSA, the wage report data is matched to IRS Form 941PR data. Differences between the wages reported and the taxes reported are reconciled by contacting employers for an explanation of the discrepancy and additional evidence. Failure to respond to these contacts can result in IRS penalty assessments. End-of-Year Preparation of Wage Reporting The last quarter of the year begins the wage reporting "season"--the time to prepare for filing end-of-the-year reports for the tax year. By October you should order wage-reporting Forms 499R-2/W-2PR from the Employers Section at Hacienda, as well as Form W-3PR from IRS in San Juan. By November you should receive your wage reporting forms SETTING UP FEDERAL TAX RECORDS FOR A BUSINESS Helpful Information Sources The Federal Government's Small Business Administration (SBA) has a variety of publications and technical assistance resources available for employers. In addition, IRS has several publications specially prepared as sources for new employers. You should get in touch with these agencies when setting up your business tax records. Setting up Your Federal Tax Records Under IRS laws and regulations, employers must set up and maintain a system of business records that support wage and employment tax reports. These records must be retained for four years. The P.R. Treasury Department requires the same retention period; however, the PR Department of Labor requires a period of ten years for the 499R-2/W-2PR a nd related documentation. As an employer, you are required to obtain an employer's identification number (EIN) for employment and tax reporting purposes. You do this by obtaining and completing Form SS-4, "Application for Employer Identification Number", and then filing the form with IRS. IRS will then assign a nine-digit number for you to use on your business wage and tax reports. You should apply for a new EIN when any of the following occurs: 1. You start a new business and expect to employ others. 2. You purchase or inherit an existing business that you will operate as a sole proprietorship. (You cannot use the EIN of the former owner, even if he or she is your spouse, child or other relative.) 3. Your business changes status from sole proprietorship to a corporation, a partnership, or vice-versa. 4. You represent an estate that operates a business after the owner's death. 5. You terminate an old partnership and begin a new one. EMPLOYERS MUST USE THEIR IDENTIFYING NUMBER ON ALL ANNUAL WAGE AND QUARTERLY EMPLOYMENT TAX REPORTS AND ON ALL TAX DEPOSIT COUPONS. Your Annual Wage Report Beginning with 1996, employers that prepare 250 or more withholding statements must send in the Social Security information through magnetic media and not paper. For information on magnetic media reporting and electronic filing, please call the Wage Reporting Specialist at (212) 264-1117. Any employer may file on magnetic media regardless of the number of employees involved. Visit our page at www.socialsecurity.gov/employer for information on electronic filing. WHERE TO GET WAGE REPORTING FORMS The P. R. Treasury Department (Hacienda) provides the Puerto Rico withholding statement. You may call 721-2020, Exts. 2605, 2606, 2607, 2608. Forms W3PR may be requested from IRS or by calling 1-800-829-3676. IF THE NAMES AND NUMBERS ON THE WAGE REPORTS DO NOT MATCH SSA'S RECORDS, EMPLOYEES MAY NOT RECEIVE CREDIT FOR THE WAGES PAID THEM. Coordinating Reporting Responsibilities With Third Party Payers of Sick Pay If you arrange to have sick pay paid to your employees by a third party, you should reach an understanding with the third party as to what wage reporting and tax withholding responsibilities each of you will perform. There is a wide variety of arrangements that can be made, ranging from having the third party file all necessary Form 941s and Form 499R-2/W-2PRs for the sick pay to having the employer file some or all such forms. Failure to understand the reporting responsibilities of each party to the arrangement can lead to IRS assessment of employer penalties for failure to file required reports or for filing inaccurate reports. For more information, see IRS Publication 952, "Sick Pay Reporting". COMMON REPORTING ERRORS General Incorrect or Missing Employer Identification Number Reports received with erroneous EINs may be credited to the wrong record. Either missing of incorrect EINs may result in IRS assessing penalties for failure to file correct reports. Valid EINs must have nine digits displayed in this format: XX-XXXXXXX. Incorrect Employee Names and Social Security Numbers (SSN) SSA cannot credit earnings to employee records unless the employee name and Social Security number on the wage report matches the information in SSA's files. Wage Reports for Years After Employee's Death For Social Security and Medicare reporting, payments on behalf of a deceased employee made after the year of death cannot be credited as wages for Social Security purposes. Do not send the original (top copy) of Form 499R-2/W-2PR to the Social Security Administration in these cases. If you report by magnetic media, do not include these payments as part of your annual wage report. Use of Titles and Abbreviations in Name Fields Do not include any titles (Mr., Mrs., Dr., Lic. etc.) or abbreviations to designate the employee's position, title, company/division, etc. Do not abbreviate last names (Hdez. for Hernández, Rodz. for Rodríguez, etc.). These types of entries will prevent SSA from electronically or manually identifying the employee for whom the wages are reported. Errors Resulting in Out-of-Balance Reports . Use of maximum Social Security wage amount for a prior year instead of for the year being reported. . Use of a maximum amount for Medicare wages--even though there is no Medicare wage maximum, so that all wages are taxable for Medicare purposes. . Decimal mistakes in money fields; i.e. "4800" which may be processed by SSA as 48.00--instead of "4800.00". Always show both dollars and cents even if cents are .00. . Tips included in the Social Security wage field, no. 18, as well as in the Social Security tip field, no. 22, (these two separate fields are added by SSA to obtain total Social Security earnings). . Omitted wage or tax fields on wage reports. Some employers have omitted this information in the past, believing it is a duplication of information. Form 499R-2/W-2PR is a "hybrid" form used to report wage and tax information to both the PR Income Tax Bureau and SSA. SSA can only credit wages to SSA records when they are correctly reported in the "Social Security Information" fields of Form 499R-2/W-2PR. Failure to Notify SSA of Back Pay Awards Under a Statute IRS, the PR Treasury Department and SSA normally treat back pay as regular wages. However, special rules apply to back pay awarded under a statute. Back pay awarded under a statute is a payment by an employer pursuant to an award, determination or agreement approved by a court or government agency. IRS treats all back pay (including back pay under a statute) as wages in the year the award is paid for taxation purposes. SSA also treats back pay as wages in the tax year paid, except for back pay awards under a statute. SSA will credit back pay under a statute as wages in the period(s) in which it should or would have been paid and allocates the wages to the individual's earnings record for these periods. Employers should report back pay award amounts for Social Security/Medicare wage purposes on the Form 499R-2/W-2PR for the tax year in which the award payment was paid to the employee. However, to enable SSA to allocate the wages to the proper periods, employers can send SSA a special report. Employers are not required to send in this special report. Without it, however, SSA cannot allocate the wages to the proper periods. NOTE: (Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR should NOT be prepared for this purpose). For further information, please see IRS Pub. 957, "Reporting Back Pay Awards to the Social Security Administration", Revised December 1995. ERRORS COMMON TO PAPER FORM 499R-2/W-2PR REPORTS Prior Tax Year Form Used--e.g. 1999 Form Used For 2001 Wages SSA optical scanning and imaging systems are modified annually to meet year to year changes in formats. It is essential that the 499R-2/W-2PR forms for the proper tax year be used. Employers (or their service contractors) must request new Forms 499R-2/W-2PR from the PR Income Tax Bureau Employers Section by the end of every year. Failure to File the Original (Top Copy) of Form 499R-2/W-2PR with SSA SSA processes the "original" (top copy) of Form 499R-2/W-2PR on optical scanning and imaging equipment. It is printed in special red ink for this purpose. When a copy other than the original is filed, or when the form does not meet the required specifications, it is more costly to process and more likely to be processed incorrectly. Failure to Include Form W-3PR When filing more than ONE withholding statement, employers are required to prepare Form W-3PR to be used as a transmittal form for the report. The "original" (top copy) of Form W-3PR is also printed in scannable form. The totals shown on W-3PR must agree with the sum totals of the 499R-2/W-2PR forms included in the report. They must also agree with the yearly totals reported to IRS on Forms 941PR or 943PR. You must obtain Form W-3PR from IRS. Send all paper Forms 499R-2/W-2PR with W-3PR directly to SSA at the following address: Social Security Administration Wilkes- Barre Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 Incorrect or Omitted Medicare Wages/Tips Medicare wages/tips must be reported separately in addition to any Social Security wages and tips, in the fields provided on all applicable forms. The is no limit to the wages/tips subject to the Medicare tax, as there is in the case of wages subject to the Social Security tax. All earnings must be shown in these fields. ERRORS COMMON TO FORM 941PR/943PR/SCHEDULE H-PR FILERS Incorrect or Omitted Medicare Wage/Tip Amounts Medicare wages/tips must be shown separately from Social Security wages and tips on IRS forms. Incorrect or Omitted Third Party Sick Pay See the discussion on third party sick pay, pages 7/8. See IRS Pub. 952, "Sick Pay Reporting". Showing Non-Covered Amounts as Social Security/Medicare Wages Examples of non-covered amounts are: . Employee earnings that exceed the yearly taxable amount for Social Security wages. . Payments to independent contractors shown as wages. See IRS Publication 179 (Circular PR) for other non-covered earnings. This information matches that found in IRS Pub. 15 (Circular E) under the heading "Special Rules for Various Types of Services and Products". Failure to file Forms W-3cPR and 499R-2c/W-2cPR With SSA When Adjusting Prior Year Earnings on Form 941PR or Form 843. Adjustments of tax liability filed with IRS which are based upon changes in Social Security/Medicare wages should be matched by the filing of wage adjustment Forms with SSA to enter the wage changes on employee's records. See page 16for more information on correcting reporting errors. Filing of Duplicate or Partially Duplicate Form 941PRs Social Security/Medicare wages shown on duplicate 941PRs--or partially duplicate 941PR's (e.g., one month's wages are reported on two different quarterly reports)--may lead to unnecessary and costly reconciliation activity between SSA, IRS, and the employer. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx REMINDERS FOR FORM 499R-2/W-2PR . Box 1 - Show first name and middle initial in first section; show surname(s) in second section. The employee's name should be as it appears on his (her's) Social Security card. Show employee's mailing address in the third section. . Box 3 - Verify correct SSN is reported for each employee. Use the correct format XXX-XX-XXXX. . Box 5 - Verify the correct Employer Identification Number is reported. Use the correct format XX-XXXXXXX. . Box 6 - In the case of anuities or pensions, show the total contributions made by the employee to his retirement plan, prior to retirement. This same amount will be repeated in subsequent years. . Box 7 - The term salary signifies all remuneration for services rendered by an employee to his employer and all remuneration paid by any means that is not money. Show the total amount of salaries paid during the calendar y ear. Exclude cash or deferred contributions, if any, to be shown in box 16. Also include pension payments to retired employees and identify them as pension. The amount must be shown without the dollar sign or commas. Decimal dots should be noted. . Box 8 - Show the total of commissions paid to the employees during the calendar year. Exclude any cash or deferred contribution to be shown in box 16. Show the amounts in the same format as previously explained. . Box 9 - Show the total amount of allowances (not reimbursements) paid to the employee during the calendar year for which no expense report was required. . Box 10 - Show the total amount of tips subject to withholding. Tips constitute remuneration for personal services. When the employer has control of the tips, they must be included as income for the year received, and they will be subject to withholding, the same as wages. . Box 12 - Show the amount reimbursed to the employee for expenses covered by the employee, and for which the employee was required to submit a report and evidence of expense. . Box 13 - Show the total amount of commonwealth income tax withheld, including any withholding by third pary payers for sick pay. . Box 17- Show wages up to the yearly maximum taxable for Social Security. Verify you report the maximum for the year being reported, as this may change from year to year. As in the other boxes, the amounts must be shown without the dollar sign or commas. Decimal dots should be noted. . Box 18- Show Social Security tax withheld according to the Social Security tax rate for the year being reported. . Box 19- Show TOTAL wages and tips covered under Medicare. ALL wages and tips are covered under Medicare. There is no yearly maximun for Medicare covered income. . Box 20- Show Medicare tax withheld, according to the Medicare tax rate for the year being reported. . Box 21- Show tips received for which you withheld Social Security taxes, but do not include the same on box 18. . Box 22- Show uncollected Social Security tax on tips received. . Box 23- Show uncollected Medicare tax on tips received. Click here for copy of W-3PR

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xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx REMINDERS FOR W-3 PR . Box a - The Kind of Payer box should always be completed. The "Medicare Employees Only" block applies only to the PR Government employees not covered under Social Security but which are covered for Medicare. . Boxes 1-16 - These blocks match the individual wage and tax information blocks 8-23 of Form 499R-2/W-2PR.The totals requested here must agree with the sum totals of all 499R-2/W-2PR being included in your report. They should also match the sum totals of Forms 941PR/943PR reported to IRS during the tax year. . Please take time to carefully read the General Instructions that accompany the form before completion. CORRECTING REPORTING ERRORS Correcting Form 499R-2/W-2PR Errors After Filing Once the wage and tax information has been filed with SSA, any necessary corrections must be made on prescribed Forms 499R-2c/W-2cPR, "Corrected Withholding Statement", and W-3cPR, "Transmittal of Corrected Income and Tax Statements. The 499R-2c/W-2cPR must be obtained from the PR Bureau of Income Tax, Employer Section, while the W-3cPR is obtained from IRS. If you have to correct information or change amounts on the original withholding statements, use for 499R2c/W2cPR, and check the CORRECTION box in the upper right hand corner. Send the original of the corrected statement to the Social Security Administration. The blue copy is sent to the Puerto Rico Treasury Department. The rest of the copies indicate how to be distributed. Where to send the SSA corrected forms. If you use the U. S. Postal Service, send Forms 499R2c/W2cPR and W3cPR to the following address: Social Security Administration Direct Operations Center P. O. Box 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333 If you use an independent carrier, send the corrected forms to: Social Security Administration Ata Operations Center ATTN: W-2CPR Process 1150 E. Mountain Drive Wilkes-Barre, PA 18702-7997 The blue copies for the P. R. Treasury Dept. are sent to: P. R. Treasury Dept. Tax Returns Processing Bureau P. O. Box 9022501 San Juan, P. R. 00902-2501 Correcting Amounts Reported on Form 941PR Amounts reported to IRS on Form 941PR can be corrected by showing adjusted amounts for the quarter during which the error was discovered on a Form 941cPR, "Supporting Statement to Correction Information". You must assure that yearly totals reported to both IRS and SSA is balanced. WHERE TO FIND HELP ON WAGE REPORTING QUESTIONS Person-to-Person Help If you need to talk directly to IRS about your specific employment tax problem, you may call IRS at 1-800-829-1040. You may also visit the local IRS office at Tabonuco St. No. 7, behind San Patricio Shopping Plaza in Guaynabo. If you need to talk directly to SSA staff about a magnetic media filing problem or other wage reporting problem, you may contact the wage reporting specialist at (212) 264-1117. PLACE COPY OF FORM 499R-2c/W-2cPR HERE NOTES ON COMPLETION OF FORM 499R-2c/W-2cPR . The distribution of these forms is the same as for the original forms 499R-2/W-2PR. . Fill in only those blocks that apply to the needed corrections. Leave the other blocks in blank. . Blocks 2 and 4 - Make sure you enter the CORRECT name and/or Social Security number involved. . Blocks 6 and 7 - Complete only if the name/SSN information given previously was INCORRECT. Enter the INCORRECT name/SSN information as given previously. . Blocks 8 to 16 - These blocks correspond with the same numbered blocks on Form 499R-2/W-2PR, and they include information needed only by the PR Treasury Department. If the ONLY changes being made are for these blocks, DO NOT SEND the original (top) copy to SSA. Send only copy A (blue) to the PR Treasury Department, and distribute the other copies as per regular instructions. Reductions in money amounts (Column C) must appear in parenthesis. . Blocks 18 to 23 - These blocks correspond with the same numbered blocks on Form 499R-2/W-2PR, and they include information needed by the Social Security Administration to correct its records. PLACE COPY OF W-3cPR HERE Use Form W-3cPR, Transmittal of Corrected Income and Tax Statements, for transmission of Forms 499R-2c/W-2cPR to the Social Security Administration. The address is the same as for the original statements. Form W-3cPR may be obtained from IRS, by calling l-800-829-3676. This Form may be used to correct a previously submitted W-3PR. APPENDIX A: Magnetic Media Reporting and Electronic Filing Employers that produce 250 or more withholding statements must file the SSA information on magnetic media. They must still prepare Form 499R2/W2PR since the employees have to be provided with their copies for the tax filing needs and one copy needs to be submitted to the Puerto Rico Treasury Dept. (Hacienda). SSA provides various means for paperless reporting. The format to be used is provided in the booklet known as MMREF-1, Magnetic Media Reporting and Electronic Filing. These instructions can be downloaded from the SSA Internet site at: www.socialsecurity.gov/employer. You may also call (212) 264-1117. We urge you to visit this site since there are many new services provided by SSA. Our customers may choose to file on: 3 ½ inch diskettes There is also the alternative to file electronically through our Business Services Online (BSO). This is a new method that has gained much acceptance because of the many advantages that it offers to filers. We urge you to consider this method of filing. Corrections Corrections to reports filed using the MMREF-1 are made with the MMREF-2 format. This format is also available at the SSA internet site. AccuWage This is an SSA provided software that you can download from the OWRS or internet SSA site. It serves the purpose of verifying you MMREF-1 report prior to submitting the same to SSA. The program identifies many wage submission errors, reducing the possibility of submission rejection.